בשנה האחרונה פגשנו מספר לא קטן של ארגונים שרכשו מערכות לניהול ידע ולמידה אך לא הטמיעו אותן בארגון.
מעבר להיבט הכלכלי המאוד בעייתי, יש כאן גם פגיעה במיצוב מחלקת הלמידה שרכשה את המערכת אך לא הטמיעה אותה וגם ככל שהזמן עובר כך ההתנגדויות להטמעה גוברות. שלא נדבר על זה שהימים חולפים והארגון שכנראה צריך מערכת, נשאר בפועל בלי אחת כזו.
הטמעה של מערכת למידה היא תהליך מורכב ולצד היתרונות הברורים בשימוש במערכת כזו צריך לזכור שגם זה תהליך של שינוי בארגון וכך גם צריך לזהות אותו.
אז נאמנים למודל הוותיק והטוב של קוטר, בואו נראה כיצד נכון לבנות תהליך הטמעה של מערכת למידה:
1.יצירת תחושת נחיצות
שינוי צריך להתחיל מצורך ממשי. ללא צורך לא תהיה מוכנות ״לקום מהכורסה״ ולכן דרושה הבהרה אמיתית של הצורך. חשוב לזכור שהבהרה אמיתית של הצורך צריכה להיות מופנית לקהלים שונים. מה שברור מאליו לכם לא ברור לעובדים ולהנהלה וגם ביניהם יש מניעים שונים ׳לקום מהכורסה׳- אם לא תפנו לכל קהל בהתאמה לצרכים שלו. סביר להניח שתאבדו אותם בדרך.
2. בניית קבוצת מנהיגות
לא משנה מה תפקידכם בארגון, שינוי לא מובילים לבד. צרו לעצמכם קואליציה המורכבת מכלל בעלי התפקידים הרלוונטיים ואל תשכחו גם את מחלקת ה-it/ מחשוב ואת האחראי על אבטחת המידע. אם הם לא יהיו חלק מהפתרון, הם יהיו חלק מהבעיה.. גם מחלקת השיווק היא פרטנר לעניין וגם ארגון ושיטות. זאת ספינה גדולה, יותר קל לנווט אותה כשכולם רתומים לעניין.
3. יצירת חזון ואסטרטגיה
הטמעה של מערכת למידה היא לא חזון. היא אמצעי להשגת חזון. מה החזון שלכם? לאן המערכת אמורה להוביל אתכם? במרבית הפעמים שראינו פערים בהטמעה זה היה בדיוק מהמקום הזה, של פער בהגדרת החזון. לא מעט פעמים מכניסים מערכת למידה כדי להתמודד עם הדרכות רגולטוריות ועוד כל מיני דברים ׳שמוכרחים׳ לעשות. אבל, חברים, זה לא מחזיק מים…בדיוק שעה אחרי שכולם סיימו את הלומדה משנה שעברה למניעת הטרדה מינית, נגמר השימוש במערכת- ובשביל זה לא צריך מערכת עם מאות יוזרים ומאות שקלים של דמי מנוי חודשיים.
4. הפצת חזון השינוי
גיבשתם חזון או תפיסת למידה? מעולה- כדאי מאוד שכולם יכירו אותו.. זה הזמן ליצירתיות ולהפעלת כל המנגנונים הרלוונטיים. אתם כבר יודעים ששיתוף בחזון זה לא להפיק את הפוסטר שיהיה תלוי בכל המשרדים. תחשבו על מה נכון לארגון שלכם וכיצד באמת תיצרו שותפות והבנה של התפיסה אצלכם. אל תשכחו להשאיר לאנשים מקום להשפיע על העניין..
ועכשיו לתאכל'ס –
5. תוכנית עבודה מדויקת שנה קדימה
לא קונים מערכת לפני שיש לכם תוכנית ותכנים לפחות שנה קדימה לכל מי שהולך להשתמש במערכת. בלי תירוצים, בלי עיגולי פינות, בלי יהיה בסדר- תפתחו את התוכן לפני. כשהמערכת תיכנס תהיו עסוקים בהטמעה וגם בחיים עצמם. לכן קבלו מאיתנו עצה ידידותית- תבנו תוכנית שנה קדימה ואת התכנים בתוכנית תכינו לפחות לחצי שנה מראש. כך לא תרדפו אחרי הזנב של עצמכם. ולמה זה חשוב? כי אין דבר יותר גרוע ממערכת למידה ״ריקה״. אם חשבתם שזה לא כל כך נעים לראות גן סגור, זה רק בגלל שעוד לא נכנסתם בצהלה למערכת הלמידה ולא מצאתם בה כלום..
6. רעש חיובי
כניסה של מערכת למידה זה לא המקום לעשות משהו ׳רגוע׳. תכניסו אותה לארגון בצלצולי פעמונים, תעשו קמפיין שיווקי פנימי ותשתמשו בכלים שהארגון משתמש בו עם הלקוחות. תזכרו שכשאנחנו מכניסים מערכת למידה לארגון יש לנו לקוחות- העובדים שלנו.
7. רעש אפקטיבי
תעשו רעש. אבל לא סתם רעש. תשלחו למנהלים את הנתונים, תיצרו בתוך המערכת אם אפשר את כל ההתראות והדיווחים הרלוונטיים לכל הרמות, תיידעו את כולם על השימוש במערכת ועל מה היא אפשרה לארגון ותתמכו את זה בנתונים מתוך המערכת.
8. תזרמו.
למידה היא תמיד דינמית. וגם מערכת הלמידה שלכם צריכה להיות דינמית. תהיו פתוחים לשינויים, תנתחו היטב את הנתונים (עפ״י מדדי ההצלחה שקבעתם מבעוד מועד) תעשו קבוצות מיקוד (או שאלונים, או שיחות מסדרון, או הצבעה בפינת הקפה- מה שעובד לכם) ותשנו את המערכת עפ״י המסקנות. מערכת למידה היא לא באמת ״כבדה״, אם לא מתייחסים אליה ככזאת..
9. קחו בעלות!
מערכת למידה משרתת את תפיסת הארגון ודורשת תהליך הטמעה משמעותי שדורש מקצועיות, זמן וקשב. מומלץ להגדיר אחראי על תהליך ההטמעה, בין אם גורם פנימי ובין אם ספק חיצוני (או גם וגם) על מנת לנהל את התהליך בצורה מוצלחת.
